Електронний кадровий документообіг – які документи дозволено цифровізувати вже зараз

Переведення кадрових документів в електронний формат — це не лише про зручність, а й про ефективність. HR-фахівці економлять час на підготовці та пошуку паперів, бізнес — знижує витрати й забезпечує швидкий доступ до даних. Це сучасне рішення, що не лише полегшує рутину, а й відповідає нормам чинного трудового законодавства.

У цій статті розглянемо, які саме документи можна цифровізувати та як зробити це правильно.

Що дозволяє закон щодо електронного кадрового документообігу?

Законодавство України підтримує перехід кадрового документообігу в електронний формат. Основу становлять:

• Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» — визначає правовий статус електронних документів;
• Кодекс законів про працю (КЗпП) — містить положення про можливість ведення трудових відносин в електронній формі;
• Закон «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» — спрощує процедури оформлення та дозволяє ширше використовувати цифрові формати.

Документ вважається чинним в електронному вигляді, якщо він створений у встановленому форматі, містить кваліфікований електронний підпис (КЕП) і може бути збережений для підтвердження юридичної сили.

Які кадрові документи дозволено вести в електронному форматі

Впровадження кадрового електронного документообігу поступово стає стандартом для українських підприємств. Більшість кадрових документів дозволено вести в електронному форматі, якщо дотримано вимоги автентичності, цілісності та доступності документів.

• Накази (про прийом, звільнення, відпустки тощо). Накази щодо прийому на роботу, звільнення, переведення, надання відпусток та інші кадрові розпорядження можна створювати й зберігати в електронній формі. Законодавство дозволяє ознайомлювати працівника з такими наказами дистанційно, використовуючи кваліфікований електронний підпис або інші погоджені способи електронної комунікації.
• Штатний розпис. Документ, що визначає структуру та чисельність персоналу, також може вестися в електронному форматі. Він підписується відповідальними особами за допомогою електронного підпису.
• Трудові договори. Трудові договори, включаючи ті, що стосуються дистанційної роботи, дозволено укладати та підписувати в електронному вигляді. Для цього сторони використовують кваліфікований електронний підпис, а сам договір має таку ж юридичну силу, як і паперовий.
• Табелі обліку робочого часу. Табелі, які фіксують відпрацьований час працівників, можна формувати та зберігати електронно. Це спрощує процес обліку та дозволяє швидко отримувати необхідну інформацію для розрахунків.
• Електронні лікарняні. З 2021 року в Україні діє система електронних листків непрацездатності, які автоматично надходять роботодавцю через відповідні сервіси. Їх не потрібно друкувати — достатньо електронної версії.
• Особові картки. Особові картки працівників, що містять основні відомості про них, також дозволено вести в електронній формі. Важливо забезпечити їх захист і можливість швидкого доступу для кадрової служби.
• Інструктажі, акти ознайомлення. Документи щодо проведення інструктажів, акти ознайомлення з локальними нормативними актами, посадовими інструкціями тощо можуть бути створені, підписані та збережені в електронному вигляді.
• Інші внутрішні документи. До електронного формату можна переводити й інші документи, пов’язані з кадровими питаннями: заяви працівників, службові та доповідні записки, положення, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про оплату праці тощо.

Важливо. Для впровадження електронного кадрового документообігу підприємству слід затвердити внутрішні положення та інструкції, визначити порядок підписання й зберігання документів, а також отримати згоду працівників на використання електронного формату. Документи тривалого зберігання (понад 10 років) рекомендується дублювати у паперовій формі, якщо це передбачено нормативними актами.

Які кадрові документи поки що не варто цифровізувати

Попри активне впровадження електронного документообігу, існують кадрові документи, які наразі не рекомендується переводити виключно в електронний формат. Причина — відсутність чітких законодавчих норм або технічних стандартів для їх повноцінного цифрового обігу, а також вимоги певних державних органів щодо паперових оригіналів.

Медичні довідки та висновки.

Хоча в Україні активно впроваджуються електронні медичні висновки (наприклад, для водіїв), наразі більшість медичних довідок для кадрових цілей (наприклад, для прийому на роботу чи проходження медогляду) все ще видаються на папері. Перехід на повністю електронний формат для всіх видів медичних довідок ще не завершений, і роботодавці часто зобов’язані зберігати паперові оригінали.

Документи з військового обліку.

Військово-облікові документи вже можна отримати в електронному вигляді через портал “Дія”, однак для окремих категорій працівників та в окремих ситуаціях державні органи можуть вимагати саме паперові документи з “мокрою” печаткою. Тому повністю відмовитися від паперових військових документів наразі не рекомендується.

Документи постійного та тривалого зберігання.

Журнали реєстрації, особові картки, накази з кадрових питань, що підлягають тривалому або постійному зберіганню, доцільно дублювати на папері. Це пов’язано з архівними вимогами та ризиками втрати доступу до електронних архівів у довгостроковій перспективі.

Інші документи, до прикладу:

• Оригінали дипломів, сертифікатів, посвідчень (у разі вимог контролюючих органів)
• Довідки про інвалідність тощо (у разі відсутності електронної взаємодії між реєстрами)

Як забезпечити юридичну силу електронного документа

Щоб електронний кадровий документ мав таку ж юридичну силу, як і паперовий, важливо дотримуватися кількох вимог:

• Кваліфікований електронний підпис (КЕП): документ має бути підписаний КЕП відповідальної особи. Такий підпис прирівнюється до власноручного і визнається у суді.
• Правильне зберігання та архівування: документи повинні зберігатися у безпечному електронному архіві, який забезпечує цілісність, захист від втрат і доступність протягом усього терміну зберігання.
• Мітка часу: дає можливість зафіксувати точну дату й час підписання документа. Це важливо для довготривалого зберігання та доказу того, що документ не змінювався після підпису.

Дотримання цих умов гарантує, що електронний документ буде легітимним, захищеним і готовим до використання навіть через багато років.

Переваги електронного кадрового документообігу

Електронний кадровий документообіг — це не просто зручність для дистанційної роботи, а потужний інструмент оптимізації внутрішніх процесів.

Менше навантаження на HR-фахівців. У компаніях із розгалуженою структурою кожен HR відповідає за документообіг у своєму підрозділі. У паперовому форматі цей процес займає багато часу: складання, узгодження, підписи. Автоматизований ЕДО знімає частину цієї рутини — документи формуються швидше, а погодження відбувається в кілька кліків.

Економія часу для всіх працівників. Не лише HR, а й усі співробітники витрачають значний час на оформлення кадрових документів. З електронною системою цей процес стає значно швидшим, звільняючи час для основної роботи.

Прискорення кадрових процедур. Згідно з вимогами законодавства, кадрові документи мають бути підписані до набуття ними чинності. ЕДО дозволяє оперативно оформлювати переведення, відпустки, заяви та інші документи, уникаючи затримок.

Зниження кількості помилок. Завдяки шаблонам і автоматичному завантаженню даних із системи обліку зменшується ризик неточностей. Уніфіковані форми, що заповнюються автоматично, скорочують людський фактор.

З чого почати: сервіс «Вчасно.Кадри»

Перехід на електронний кадровий документообіг — це не просто тренд, а стратегічне рішення для сучасного бізнесу.

Воно допомагає автоматизувати рутину, знизити навантаження на HR-фахівців, прискорити оформлення документів і зменшити ризик помилок. А головне — забезпечує зручність і безпеку для всіх учасників процесу.

Запровадьте сервіс «Вчасно.Кадри» у своїй компанії — цифровізуйте документообіг швидко, законно й без ризиків. Це інструмент для зручного, юридично значущого та захищеного ведення кадрових документів онлайн. Простий старт, автоматизація та юридична сила — усе, що потрібно для сучасного кадрового обліку.