Автоматизація боргів постачальникам: особливості процесу 

У торгівлі та сфері послуг часто доводиться мати справу з постачальниками товарів. Іноді з ними доводиться співпрацювати на умовах відтермінування оплати, тобто відкласти внесення платежів за отриману продукцію або послуги.

У такому разі виникає явище, що називається «кредиторська заборгованість». Дуже важливо контролювати суми, які потрібно сплатити, і не забувати вчасно вносити їх, щоб не зіпсувати відносини з контрагентами.

Автоматизація обліку боргу: навіщо це потрібно

Записувати всі фінансові операції вручну наразі непрактично, адже відстежувати всі грошові потоки в такий спосіб неможливо. Найкраще вести постійний контроль заборгованості постачальникам за допомогою спеціальної програми. USAP.ONLINE має увесь необхідний функціонал для обліку, відстеження транзакцій і доходу.

Системний контроль кредиторського боргу необхідний для того, щоб погашати його своєчасно. Це важливо для:

• забезпечення позитивного іміджу компанії;
• подальшої плідної та взаємовигідної співпраці з партнерами;
• роботи з постачальниками на комфортних умовах.

Використання спеціальної програми для автоматизації позбавить працівників чи керівників необхідності вносити важливу фінансову інформацію вручну. Це виключає вірогідність помилки через людський фактор та значно прискорить більшість рутинних процесів.

Сучасне програмне забезпечення в хмарі надають інструменти для аналітики та автоматично формують звіти в електронному вигляді. За його допомогою можна контролювати не тільки кредиторську, а й дебіторську заборгованість із боку партнерів та клієнтів. Це дозволить уникнути зайвих втрат, фінансових проблем і неспроможності виконувати свої зобов’язання.

Які можливості має програма USAP.ONLINE

Це хмарний сервіс, створений для компаній, що працюють у сфері торгівлі або надають послуги. Користуватись ним буде зручно малому бізнесу та інтернет-магазинам. Програма в хмарі не потребує встановлення на робочий комп’ютер, вона доступна цілодобово й щодня з будь-якого пристрою, підключеного до інтернету.

Одна з можливостей – це облік боргів у різних валютах. Це важливо для підприємств, які залучені у міжнародних економічних відносинах. Якщо враховувати валютний курс під час розрахунку, вдасться побачити реальні показники – саме це необхідно для аналітики та планування діяльності.

Серед корисних функцій USAP.ONLINE також варто виділити наступні:

• налаштування відтермінування платежу. Це можна робити окремо для кожного постачальника, щоб відстежувати відносини з кожним. У результаті керівник компанії раціональніше планує витрати;
• контроль боргів для одного контрагента за кількома угодами. Ця корисна опція дозволить отримати більше інформації про наявну заборгованість. Результат – керівник компанії ефективно планує витрати;
• автоматичне формування платіжного календаря. Фактично це план погашення заборгованості, у ньому враховуються не тільки терміни виплат, а й обсяги отриманого товару чи наданих послуг та фінансові можливості підприємства;
• аналіз боргів за звітами. Зручна функція, яка дозволить відстежити динаміку кредиторської заборгованості й оцінювати кредитоспроможність постачальників. У такий спосіб можна оптимізувати умови платежів.

За результатами аналізу керівник може прийняти рішення щодо переговорів із контрагентом для зміни умов погашення.

USAP.ONLINE – програма для відстеження бізнес-процесів, яка допоможе контролювати кредиторську заборгованість. Автоматизація скорочує час на обробку даних і дає можливість швидко отримувати потрібну інформацію без залучення інших працівників.